Datenschutzerklärung im Liederkranz Seitingen-Oberflacht e.V.

Datenschutz

Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

 

die DSGVO/Datenschutzgrundverordnung wird im Liederkranz Seitingen-Oberflacht e.V. per Datenschutz-Management-System geregelt. Dieses kann jederzeit auf Wunsch bei dem 1.Vorstand eingesehen werden.

Der Liederkranz Seitingen-Oberflacht e.V. nimmt den Schutz personenbezogener Daten seiner Mitglieder und seiner Partner sehr ernst; er hat durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass die gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz sowohl von ihm als auch von externen Dienstleistern beachtet und eingehalten werden. Die Beachtung dieser Verpflichtung wird vom Verein regelmäßig, 1 Mal jährlich kontrolliert. Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe von Daten erfolgt zum einen mit Einverständnis des Dateninhabers, andererseits ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der Pflichten des Vereins. Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur aus zwingenden Gründen und im Interesse des Vereins und seiner Mitglieder. Das betroffene Vereinsmitglied hat jederzeit die Möglichkeit, sich über die Verwendung und den Verbleib seiner geschützten Daten zu informieren; er hat Anspruch auf Dokumentation der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen in Bezug auf ihn. Er hat das Recht, jederzeit eine erteilte Einwilligung zu widerrufen und die Löschung seiner Daten zu verlangen, Art. 17 DS-GVO.

Bei der Einschaltung externer Dienstleister, denen personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt werden müssen, ist durch Abschluss eines entsprechenden Vertrages sichergestellt, dass die Datenschutzbestimmungen in gleicher Weise wie beim Verein auch vom beauftragten Unternehmen eingehalten werden.

Für Datenschutz und Datenverarbeitung in unserem Verein verantwortlich:

1. Vorsitzender

Datenschutzbeauftragte / Ausschussmitglieder

Steffen Weishaar

Am Kirchberg 3
78606 Seitingen-Oberflacht
Telefon: 07464 / 3901

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Karl Reiser

Ob Gärten 19
78606 Seitingen-Oberflacht
Telefon: 07464 / 33 55

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Michael Fuchs

Bühlstr. 27
78606 Seitingen-Oberflacht
Telefon: 07464 / 504422

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Informations.- und Auskunftspflicht im LKSO

Dies geschieht schon bei der Aufnahme im Verein, hier wird in der Beitrittserklärung über den Datenschutz im Sinne der DSGVO informiert. Langjährige Mitglieder werden über dieses gesondertes Rundschreiben aufgeklärt. Ebenso wird bei der anstehenden Generalversammlung über den Umgang mit dem Datenschutz und dessen Bearbeitung über das DSMS informiert. Ergänzend wird auch auf der Homepage auf die Erfüllung von der Pflicht zur Einhaltung der DSGVO hingewiesen. Die Verteilung des Rundschreiben zur DSGVO wird gewissenhaft durchgeführt. Innerhalb der Ortschaft wird dieses Rundschreiben durch den Vereinsdiener, außerhalb auf dem Postweg verteilt. Die Vorstandschaft hat entschieden, dass hier eine ausreichende Aufklärung zu den Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO vorliegt. Die Einwilligung wird somit vorausgesetzt, sofern die Mitglieder zu der Vorgehensweise keine Einwände vorbringen.

Die Daten werden mit dieser Einwilligung der betroffenen Person zur Erfüllung des Mitgliedsvertrages und der Satzungsregelung, zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins und zur Erfüllung seiner Aufgaben gespeichert. Dazu gehören auch die Öffentlichkeitsarbeit und das Sponsoring.

In dem Jahresplan werden zusätzlich, zu den Veranstaltungen in der Gemeinde, auch die Geburtstagsjubilare und Ehejubilare aufgeführt. Dieser Jahresplan erscheint jährlich, und ist nur für den internen Gebrauch im Liederkranz zu verwenden.

Aufbewahrungsfristen und Löschung

Es gibt keine spezifischen Fristen in der DS-GVO, nach denen gespeicherte Daten gelöscht werden müssen. Es gilt – wie bisher- der allgemeine Grundsatz, dass Daten nur solange verwaltet werden dürfen, wie die Einwilligung des Betroffenen vorliegt oder solange und soweit berechtigte Interessen des Vereins gegeben bzw. die Daten zur Erfüllung des Vereinszwecks erforderlich sind. Der Landesdatenschutzbeauftragte BW teilt als Faustregel mit, dass Daten nach dem Ausscheiden eines Mitgliedes solange nicht gelöscht werden müssen, wie mit Nachfragen gerechnet werden kann. Das Steuerrecht kennt Aufbewahrungsfristen für Belege und Buchhaltungsvorgänge; diese sind ebenfalls und vorrangig zu beachten.

Zu den Aufgaben des beim Verein Verantwortlichen gehört auch eine Konzeption zur Datenlöschung, welche wie folgt geregelt wird:

- Ein Vereinsmitglied hat die Löschung seiner Daten oder eines Teils davon verlangt. Diesem Verlangen wird nach der Prüfung der Notwendigkeit wie Daten nach dem Ausscheiden eines Mitgliedes solange nicht gelöscht werden müssen, wie mit Nachfragen gerechnet werden kann (i.d.R.2 Jahre).

- Für den Erhalt der Vereinschronik, und bei evtl. Wiedereintritt werden folgende Daten nicht gelöscht:

-           Vor.- Nachname

-           Eintritts.- und Austrittsdatum

-           Erhaltene Ehrungen/Vereinsgeschenke

-           Funktion im Verein

-           Fotos für den Erhalt der Vereinschronik

Datenbezeichnung

wird nach ….. gelöscht.

 

Datenbezeichnung

wird nach ….. gelöscht.

Name

Nie, wg. Vereinschronik

 

Ehrungen

Nie, wg. Vereinschronik

Anschrift

 Nach 2 Jahren

 

Funktion im Verein.

Nie, wg. Vereinschronik

Geburtstag

Nach 2 Jahren

 

Eintrittsdatum

Nie, wg. Vereinschronik

Geburtsort

Nach 2 Jahren

 

Status im Verein passiv/aktiv

Nach 2 Jahren

Telefon

Nach 2 Jahren

 

Kontodaten

Nach 2 Jahren

Handynummer

Nach 2 Jahren

 

Sozialversicherungsnummer

Nach 2 Jahren

Email

Nach 2 Jahren

 

Bilder

 Nie, wg. Vereinschronik

Familienstand

Nach 2 Jahren

 

Eheschließung/Datum kirchl./ Standesamt

Nach 2 Jahren

 

 

 

 

 

 

- Sollte die steuerliche Aufbewahrungsfrist von Kontounterlagen und Einzugsermächtigungen sowie steuerliche Unterlagen abgelaufen sein (Frist i. d. R.: 10 Jahre), löscht der LKSO die Daten auf jährlicher Basis.

- Sollte der Verein seinen Vereinszweck ändern, sollten die dafür erforderlich gewesenen Daten gelöscht werden.

-  Löst sich ein Verein auf oder ändert er seinen Vereinszwecks, so sind die Daten zu löschen, die für die neue Aufgabe oder nach Ende des Vereins nicht mehr benötigt werden.

- Im Ergebnis sind die personenbezogenen Daten von Verstorbenen von dem Schutzbereich der Datenschutz-Grundverordnung ausgenommen. So stellt der Verordnungsgeber in dem Erwägungsgrund 27 der DSGVO fest: „Diese Verordnung gilt nicht für die personenbezogenen Daten Verstorbener. Die Mitgliedsstaaten können Vorschriften für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verstorbener vorsehen.“ (ErwG 27 Datenschutz-Grundverordnung)

IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebsite gespeichert wurden, werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.

Im Fall des Widerrufs oder der Anzeige von falsch erhobenen Daten werden diese sofort gelöscht, Art. 21, 18 DS-GVO.

Auf das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG) wird ausdrücklich hingewiesen. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart.

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